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Domiciliation entreprise, ce que vous devez savoir

La domiciliation d’entreprise est une question que tout créateur d’entreprise doit se poser au moins une fois et cela dès la création de celle-ci. En effet, l’adresse du siège social, c’est-à-dire l’adresse administrative de l’entreprise, sera demandée dès le formulaire de déclaration des statuts de l’entreprise. Pour tout savoir en ce qui concerne la domiciliation d’entreprise, voici des renseignements sur ce qu’est la domiciliation, à qui elle s’adresse, en quoi elle consiste et quelles sont les possibilités qui vous sont accessibles en termes de décision d’adresse de domiciliation pour votre entreprise.
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Définition

La domiciliation d’entreprise, qu’est-ce que c’est ? Il s’agit en fait de l’adresse physique que vous allez donner à votre entreprise ; en d’autres termes, il s’agit du siège social de celle-ci. Son rôle est purement juridique et fiscal, ce qui signifie que vous pouvez tout à fait exercer votre activité dans un autre lieu. Il s’agit seulement d’une adresse administrative. Bien entendu, selon les cas, l’activité de votre entreprise est effectuée à la même adresse.

L’importance de la domiciliation d’entreprise

Attribuer une adresse à votre entreprise peut, dans certains cas, avoir toute son importance. Raison pour laquelle la domiciliation d’entreprise peut être envisagée à un autre endroit que là où l’activité est exercée. C’est en effet une réelle opportunité pour donner du prestige à votre adresse en alimentant une image davantage sérieuse et professionnelle come la procurera une adresse dans le bon arrondissement à Paris par exemple. Plus qu’une simple adresse postale, c’est aussi la possibilité de bénéficier de locaux à cette adresse pour tenir des réunions ou recevoir des clients dans un lieu professionnel adapté. Cet espace peut, par exemple, être mis à disposition par une société de domiciliation ; la fréquence à laquelle vous en avez besoin peut ainsi être choisi dès la signature du contrat, mais peut également être adaptée par la suite si besoin.

La domiciliation d’entreprise, qu’est-ce que c’est ?

En effet, la domiciliation d’entreprise c’est plus que l’attribution d’une simple adresse postale. Les sociétés de domiciliation proposent généralement de nombreux autres services adaptés aux besoins des entreprises. Il s’agit notamment de la possibilité de louer des bureaux ou une salle de réunion à la journée par exemple, mais aussi le suivi du courrier, un secrétariat téléphonique, etc.

La domiciliation d’entreprise, c’est pour qui ?

Si le principe de domiciliation est ouvert à tous : particuliers, freelances, artisans, auto-entrepreneurs, sociétés et autres entreprises, la domiciliation d’entreprise est, elle, accessible à n’importe quelle entreprise bénéficiant d’un numéro SIRET. Elle ne se cantonne d’ailleurs pas à une possibilité restreinte au moment de la création de l’entreprise. La domiciliation d’entreprise peut ainsi changer à tout moment. Toutefois, il est plus simple de ne pas avoir à changer d’adresse. Raison pour laquelle il faut bien réfléchir au moment du choix, lors de la création de l’entreprise. En effet, si vous domiciliez votre entreprise à votre domicile personnel mais déménagez dans quelques mois, cela vous demandera beaucoup d’efforts administratifs qui auraient pu être évités. De plus, selon l’activité que vous exercez, il peut être compliqué de prévenir efficacement tous vos contacts de votre changement d’adresse et vous pourriez perdre des clients pour cette seule raison. Pour cela, une adresse n’ayant aucun lien avec votre lieu de résidence peut être une meilleure solution.

Une entreprise sans adresse

Sans adresse de domiciliation d’entreprise, votre activité ne pourra pas voir le jour. En effet, c’est une des conditions indispensables pour que l’immatriculation de votre activité ne soit pas refusée. Cette immatriculation doit se faire auprès du Répertoire des Métiers (RM) ou Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). De plus, l’adresse seule ne suffit pas. Des pièces justificatives prouvant que le local en question peut véritablement servir de siège social est nécessaire. Ainsi, si vous passez par une société de domiciliation, il faudra notamment joindre le contrat que vous avez signé avec celle-ci pour prouver que le titulaire du bail de l’adresse en question vous autorise bien à exercer votre activité dans ses locaux.

L’adresse administrative de votre entreprise

La domiciliation d’entreprise n’est pas une démarche à prendre à la légère. En effet, outre l’adresse à laquelle vous vous rendrez régulièrement ou ponctuellement pour exercer votre activité ou tout simplement pour de rares réunions ou encore pour avoir un bureau pour rencontrer des clients, l’adresse que vous choisirez pour la domiciliation de votre entreprise devra également figurer sur les tous les documents commerciaux que vous réaliserez, c’est-à-dire les devis, les factures, mais aussi sur les papiers à en-tête, les plaquettes de communication, etc. Pour cette raison, il est parfois préférable de ne pas utiliser son adresse de domicile comme adresse de domiciliation. Si tel est votre cas, l’alternative de passer par une société de domiciliation vous permettra de ne pas mentionner votre adresse de domicile sur tous vos documents. Cela dépend bien entendu du type d’activité que vous exercez.

Adresse commerciale

L’adresse commerciale de l’entreprise est justement cette adresse de domiciliation. S’il s’agit techniquement de l’adresse postale de l’entreprise, elle est encore plus importante que l’adresse réelle de celle-ci. Il se peut d’ailleurs que l’entreprise ne soit pas du tout présente physiquement sur son lieu de domiciliation. Cette adresse intermédiaire peut être entièrement gérée par la société de domiciliation d’entreprise. Pour en savoir plus sur la législation en vigueur, consultez le décret n° 85-1280 datant du 5 juillet 1985, c’est lui qui définit l’ensemble des réglementations relatives à la domiciliation.

Comment choisir où domicilier son entreprise ?

Si la domiciliation est une obligation, mieux vaut ne pas se précipiter lorsque vous faites votre choix. En effet, cette adresse est une véritable arme stratégique dans la mesure où elle a un véritable impact sur la crédibilité de l’image de votre entreprise. Cependant, prenez le temps de déterminer votre besoin réel. Pour la domiciliation d’entreprise, il existe plusieurs possibilités que nous allons décrire plus longuement ci-après. Il est ainsi possible d’établir le siège social de sa nouvelle activité à l’endroit où celle-ci est exercée, il s’agit notamment du domicile personnel ou d’un local situé ailleurs. Toutefois, cette adresse peut également être autre, comme nous l’avons vu précédemment. Ainsi, une pépinière d’entreprise ou une société de domiciliation peut également être une solution plus adaptée.

Domiciliation d’entreprise à son domicile

Toute entreprise n’a pas nécessairement besoin d’une adresse différente de celle du domicile personnel. C’est notamment vrai lorsque vous êtes propriétaire de votre logement. Pour la domiciliation d’entreprise, cela est un peu plus complexe, mais parfois faisable.

Pour quelle activité ?

La domiciliation d’entreprise au domicile personnel est possible pour un commerçant, un auto-entrepreneur, un artisan, ou tout autre entrepreneur individuel exerçant son activité dans une des pièces ou une partie de son habitation, cela peut par exemple être une boulangerie ou un salon de coiffure au rez-de-chaussée du domicile, un rédacteur ou un traducteur à son compte ayant un bureau dans sa maison, un artiste, un électricien ou un charpentier ayant un atelier au fond de son jardin, etc. Dans la plupart des cas, une adresse différente n’est donc pas nécessaire.

Propriétaire ou locataire ?

La domiciliation d’entreprise au domicile personnel n’est pas toujours possible lorsque l’entrepreneur n’est pas propriétaire des locaux dans lesquels il habite et travaille. En effet, son bail peut s’y opposer. Dans le cas du propriétaire, s’il vit dans une maison individuelle, cela ne posera pas de problème ; cependant, s’il demeure dans un immeuble où il est copropriétaire de son habitation, le règlement de la propriété peut éventuellement s’opposer à ce qu’une activité professionnelle soit exercé dans l’appartement en question, ou du moins que la domiciliation d’entreprise puisse y être effectuée. Les documents à vérifier au préalable sont donc le contrat de location, le règlement de copropriété et les règles d’urbanisme de votre ville.

Locataire et copropriétaire, qui prévenir ?

Si le contrat de location, le règlement de copropriété et les règles d’urbanisme de votre ville ne s’opposent pas à ce que les locaux dans lesquels vous habitez servent aussi bien de domicile que de lieu où exercer votre activité professionnelle, il est tout de fois impératif de prévenir le bailleur pour le locataire et le syndic de copropriété pour le copropriétaire, avant de vous lancer dans les démarches de domiciliation d’entreprise à votre domicile personnel. Attention, cela doit vraiment être fait avant que vous ne déposiez le dossier d’immatriculation de l’entreprise !

Souscrire à une assurance

Lorsqu’une activité professionnelle est exercée au domicile personnel de l’entrepreneur, en fonction du type d’activité, il est plus prudent de contacter son assurance habitation pour se renseigner quant aux extensions possibles du contrat. En effet, selon l’activité exercée, si des clients sont amenés à se rendre dans les locaux, ils ne faut pas oublier qu’il est tout à fait possible qu’il y ait un incident dans les mois ou années à venir. Auquel cas, mieux vaut être couvert. L’assurance vous permettra également de vous protéger en cas de vol de matériel professionnel ou si ce dernier était détruit ou détérioré. Si une extension ne convient pas, il est aussi possible de souscrire à un contrat d’assurance professionnelle.

Domiciliation d’entreprise dans un local hors domicile

Si vous avez un espace dédié à votre entreprise qui est autre que votre domicile, il peut s’agir de votre atelier par exemple, vous pouvez tout à fait utiliser cette adresse pour une domiciliation d’entreprise. Lorsque vous être propriétaire du local en question, cela ne pose aucun problème. Toutefois, si vous êtes locataire, pensez à vérifier que votre contrat de location vous y autorise. En effet, une clause peut venir interdire toute activité professionnelle ou toute domiciliation d’entreprise dans les locaux loués. Certaines règles d’urbanismes dont dépendent certaines zones géographiques peuvent également appliquer des restrictions. Pas de panique, si vous rencontrez ce genre de problème vis-à-vis de dispositions contractuelles ou législatives, il n’est pas besoin d’acheter un espace pour exercer votre activité, passez par une société de domiciliation pour bénéficier d’une adresse fixe de votre choix et de bien d’autres avantages que nous évoquons plus loin dans cet article.

Domiciliation d’entreprise en pépinière d’entreprises

Une troisième possibilité de domiciliation d’entreprise est de s’inscrire auprès d’une pépinière d’entreprises. Il s’agit de rejoindre un groupement de petites entreprises dans des locaux qui seront alors partagés. Un des avantages de cette mutualisation est notamment de permettre aux entrepreneurs d’être entourés par des spécialistes qui peuvent les conseiller. En effet, les locaux sont généralement adaptés aux entreprises démarrant leur activité. La pépinière d’entreprises permet également de partager services et équipements. Ainsi, une seule réception, un seul secrétariat, un seul point d’accueil peut suffire pour l’ensemble de ces entreprises. Les salles de réunion peuvent également être partagées selon un certain planning, etc.

Passer par une société de domiciliation

Quelle que soit votre raison, si la domiciliation d’entreprise à votre domicile personnel, dans un local situé à une autre adresse que votre domicile ou dans une pépinière d’entreprise ne vous convient pas ou n’est pas possible, l’ultime solution est de passer par une société de domiciliation. Cette solution est à la portée des entrepreneurs individuels, des entreprises et des sociétés. Ces structures sont immatriculées au RCS et sont agréées par le préfet du département.

Domicilié et domiciliaire

Le domicilié est le créateur d’entreprise à la recherche d’une adresse et de locaux où il pourra légalement installer le siège de son entreprise. Le rôle du domiciliaire, c’est-à-dire la société de domiciliation, est de fournir au domicilié un espace dédié à son activité qui lui permettra d’avoir à sa disposition une ou des pièces où il pourra se réunir avec ses associés, son administration ou des clients, tout en bénéficiant de la confidentialité dont il a besoin. Ce lieu peut également être utilisé comme bureau où le domicilié souhaite travailler sur des documents sensibles, etc. Les locaux peuvent également être partagés avec d’autres entreprises, notamment lorsque l’activité ne nécessite de bureaux ou de salles de réunions que de manière ponctuelle. Tout cela se décide au moment de la signature du contrat de domiciliation d’entreprise.

Immatriculation de votre entreprise

Le contrat de domiciliation d’entreprise signé avec une société de domiciliation doit être fourni lors du dépôt du dossier d’immatriculation de son entreprise. La société de domiciliation joue alors le rôle de bailleur. Pour être valable, le contrat doit être de 3 mois minimum. Il peut mentionner un préavis de résiliation, sans lequel il est généralement reconductible suite à un accord tacite.

Easy Domiciliation

Pour bénéficier d’une adresse de domiciliation d’entreprise à Paris, vous pouvez passer par Easy Domiciliation. C’est une solution d’immatriculation d’entreprise qui vous permettra d’obtenir une adresse très rapidement, ce qui est indispensable pour que vous puissiez démarrer votre activité. La structure propose de nombreuses options s’adaptant à tous les budgets, avec des solutions qui débutent à seulement quelques euros par mois. Les démarches de domiciliation d’entreprise via Easy Domiciliation sont réalisables en quelques clics en ligne.

Les plus d’une société de domiciliation

Une fois l’adresse postale de domiciliation d’entreprise validée, la société propose de nombreux avantages à ses domiciliés. Ainsi, il est possible de bénéficier de conseils dans la création de votre entreprise, un service similaire à ce que vous pouvez éventuellement trouver dans certaines pépinières d’entreprise. Une aide à la confection du dossier permettant de déposer les statuts est également proposée, tout comme une formation en web-marketing, que tout domicilié peut suivre pour apprendre à créer et développer un site internet dédié à sa nouvelle entreprise et savoir comment développer son activité.

Courrier et téléphonie

La domiciliation d’entreprise auprès d’Easy Domiciliation permet à tout domicilié de bénéficier de nombreux services auxquels il peut ou non souscrire selon ses besoins. Ainsi, les courriers professionnels que vous recevez à l’adresse de domiciliation d’entreprise que vous avez choisi peuvent vous être directement expédiés à votre domicile, afin de vous éviter des déplacements inutiles, notamment lorsque vous vous servez de l’adresse de domiciliation d’entreprise ponctuellement pour des réunions. Si vous êtes en déplacement à l’autre bout du monde, votre courrier peut également être scanné pour que vous puissiez y accéder en ligne de manière sécurisée. Une instantanéité qui peut être fort appréciable selon votre activité. Quant à la téléphonie, avec Easy Domiciliation vous pourrez bénéficier d’un numéro de téléphone fixe dont les appels téléphoniques seront redirigés vers votre téléphone portable. L’avantage étant que vos clients, fournisseurs, ou tout autre intermédiaire auquel vous avez à faire pourront communiquer avec vous via un numéro de téléphone fixe, ce qui donne toujours une impression de plus grande fiabilité, notamment avec des interlocuteurs qui ne vous connaissent pas.

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