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Domiciliation d'entreprise, le guide complet

18/05/2021

La domiciliation d'une entreprise ou d'une société est une question que tout créateur ou entrepreneur doit se poser au moins une fois et cela dès la création de celle-ci.

En effet, l’adresse du siège social, c’est-à-dire l’adresse administrative de l’entreprise, sera demandée dès le formulaire de déclaration des statuts de l’entreprise.

Nous avons donc créé ce guide, afin que vous puissiez tout savoir sur ce qu’est la domiciliation, à qui elle s’adresse, en quoi elle consiste, quelles sont les possibilités et comment faire le bon choix pour votre projet entrepreneurial.

À propos

Nous représentons la société Easy Domiciliation, une société de domiciliation basée dans le 17ème arrondissement de Paris. Nous avons créé ce guide pour l'ensemble des créateurs d'entreprise basés en France ou résident à l'étranger souhaitant créer une entreprise sur le territoire Français. Voici une petite présentation en vidéo ci-dessous ;-) 

Définition de la domiciliation d'entreprise

La domiciliation d’entreprise, qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit en fait de l’adresse physique que vous allez donner à votre entreprise ; en d’autres termes, il s’agit du siège social de celle-ci.

Son rôle est purement juridique et fiscal, ce qui signifie que vous pouvez tout à fait exercer votre activité dans un autre lieu. Il s’agit seulement d’une adresse administrative. Bien entendu, selon les cas, l’activité de votre entreprise est effectuée à la même adresse.

L'adresse de domiciliation est celle inscrite sur votre Kbis d'entreprise. ( Voir image ci-dessous )

kbis adresse siege social entreprise

L'adresse de domiciliation de votre entreprise devra aussi figurer sur les tous les documents commerciaux que vous réaliserez, c’est-à-dire :

  • les devis
  • les factures
  • Papiers à en-tête
  • Outils de communication

Domiciliation, les différentes appellations :

Le terme "domiciliation" est utilisé dans plusieurs cas, dont certain signifiant la même chose.

  • Domiciliation commerciale ( Synonyme de domiciliation d'entreprise )
  • Domiciliation postale ( Synonyme de domiciliation d'entreprise mais pouvant être utilisé pour les particuliers )
  • Domiciliation de siège social ( Synonyme de domiciliation d'entreprise )
  • Domiciliation fiscale ( Synonyme de domiciliation d'entreprise mais pouvant être utilisé pour les particuliers )
  • Domiciliation administrative( Synonyme de domiciliation d'entreprise )
  • Domiciliation de société( Synonyme de domiciliation d'entreprise )

Définir un siège social pour votre entreprise

L'adresse pour votre siège social : Cette dernière pourra parfaitement être différente de votre lieu de travail. Vous pouvez, par exemple, choisir votre domicile pour cela et louer un local pour votre travail. Ceci vous évite, dès lors, lors du déménagement de votre bureau, d’avoir à effectuer un changement de siège social, les démarches administratives étant rarement réjouissantes.

Votre domiciliation de siège social sera aussi votre domiciliation fiscale et votre domiciliation administrative, où toutes vos déclarations, qu’elles soient pour les impôts, pour la TVA, pour l‘URSSAF, pour les caisses de retraite ou autres charges salariales seront expédiées.

Votre domiciliation commerciale

La domiciliation commerciale de votre entreprise est celle qui est confiée à vos clients principalement, mais aussi à vos fournisseurs, pour effectuer toutes vos affaires.

C’est pourquoi cette adresse est très importante et peut aussi être différente de celle de votre siège social. Ainsi, alors que votre entreprise est déjà créée depuis plusieurs mois ou plusieurs années, il est assez simple de ne modifier que l’adresse administrative pour montrer une présence dans un lieu particulièrement apprécié par vos clients.

Il peut être difficile de négocier un important contrat avec une grosse entreprise parisienne en présentant une adresse très éloignée, alors qu’avec une adresse proche des Champs Elysées, la négociation peut prendre une autre tournure.

Pour en savoir plus sur la législation en vigueur, consultez le décret n° 85-1280 datant du 5 juillet 1985, c’est lui qui définit l’ensemble des réglementations relatives à la domiciliation.

Votre domiciliation postale

La domiciliation postale : Ce sera l’adresse que vous confiez aux administrations, aux clients et aux fournisseurs pour recevoir votre courrier.

Ainsi, indépendamment, vous pourrez le recevoir à votre entreprise, à votre domicile, à une boîte postale prise à La Poste ou chez une société de domiciliation selon le contrat que vous aurez signé.

Domiciliation, les termes utilisés :

Voici quelques explications qui vous permettront de présenter les bons documents qui pourraient vous être demandés, que ce soit par l’administration, par des fournisseurs, ou que vous pourriez aussi présenter à certains clients afin de valider un important contrat.

En signant avec une société de domiciliation sérieuse et bien placée, vous allez pouvoir disposer de tous ces documents pour justifier de votre adresse auprès de n’importe quel organisme.

L’adresse de domiciliation

L’adresse de domiciliation est importante car elle représentera votre entreprise.

C’est, en quelque sorte, votre devanture, celle qui vous représentera auprès de votre clientèle et permettra d’instaurer un climat de confiance auprès de cette dernière.

La qualité de l'adresse est importante car il est évident qu’afficher, par exemple, une adresse dans le 17ème arrondissement, à portée de la place de l’Etoile et, donc, des Champs Elysées, peut grandement faciliter certaines négociations.

La beauté de l'immeuble qui hébergera votre adresse de domiciliation ajoutera aussi un véritable prestige à votre entreprise. Gage de sérieux, même les services fiscaux seront rassurés et bien moins tentés de vous établir un contrôle fiscal toujours redouté.

Le contrat et l’attestation de domiciliation

Si vous voulez utiliser une adresse de domiciliation, il vous faudra signer un contrat de domiciliation. Celui-ci comprend tous les éléments juridiques vous garantissant l’usage de cette adresse.

Ainsi, en plus de la dénomination des deux parties engagées dans ce contrat et des adresses respectives, vous aurez la nature de la prestation exacte proposée ainsi que la durée de ce contrat et son principe de renouvellement.

Vous aurez aussi le détail des services proposés ainsi que le tarif qui s’y rapporte, et les éventuelles augmentations de ce barème. Ce contrat sera donc co-signé par vous, le domicilié ( vous ), ainsi que celui qui héberge votre adresse, le domiciliateur ( Par exemple : Nous, Easy domiciliation ).

En cas de litige, une clause précisera les démarches à effectuer pour l’une ou l’autre des parties. Ces droits et devoirs devront, cependant, respecter la législation pour être valides.


Par rapport à ce contrat, vous pourrez aussi disposer d’une attestation de domiciliation, document plus succinct qui permet de justifier de l’adresse à laquelle vous exercez votre travail.

Ce sera donc une attestation de votre domicile, de votre local commercial ou de votre bureau, selon ce que vous aurez choisi. Mais ce sera peut-être celle de la société de domiciliation si vous avez fait appel à cette dernière. Cette attestation de domiciliation est aussi un justificatif qui précise que cette adresse est bien celle de votre entreprise.

L’autorisation de domiciliation

Pour exercer une entreprise, quelle qu’en soit l’adresse, une autorisation de domiciliation vous est demandée. Il existe, alors, différents cas de figure qui peuvent être plus ou moins aisés pour obtenir cette autorisation.

Si vous la créez dans un lieu qui vous appartient, que ce soit votre domicile, un commerce ou un bureau, vous pourrez personnellement remplir cette autorisation. Attention toutefois, si ce local est situé dans un ensemble de copropriété, le syndic devra valider le projet. Si vous êtes locataire des lieux, ce sera à votre propriétaire qu’il vous faudra faire valider cette autorisation. Et si vous faites appel à une société de domiciliation, ce sera elle qui remplira cette autorisation.

L’importance de la domiciliation d’entreprise

Attribuer une adresse à votre entreprise peut, dans certains cas, avoir toute son importance. Raison pour laquelle la domiciliation d’entreprise peut être envisagée à un autre endroit que là où l’activité est exercée.

C’est en effet une réelle opportunité pour donner du prestige à votre adresse en alimentant une image davantage sérieuse et professionnelle comme la procurera une adresse dans le bon arrondissement à Paris par exemple.

Plus qu’une simple adresse postale, c’est aussi la possibilité de bénéficier de locaux à cette adresse pour tenir des réunions ou recevoir des clients dans un lieu professionnel adapté.

Cet espace peut, dans certains cas, être mis à disposition par une société de domiciliation ; la fréquence à laquelle vous en avez besoin peut ainsi être choisi dès la signature du contrat, mais peut également être adaptée par la suite si besoin.

La domiciliation d’entreprise, c’est pour qui ?

Si le principe de domiciliation est ouvert à tous : particuliers, freelances, artisans, auto-entrepreneurs, sociétés et autres entreprises, la domiciliation d’entreprise est, elle, accessible à n’importe quelle entreprise bénéficiant d’un numéro SIRET.

Les formes juridiques des entreprises pouvant bénéficier de la domiciliation sont :

Changement d'adresse de domiciliation par la suite ? 

L'adresse de domiciliation de votre entreprise peut être modifiée à tout moment. Toutefois, il est plus simple de ne pas avoir à changer d’adresse. Raison pour laquelle il faut bien réfléchir au moment du choix, lors de la création de l’entreprise.

En effet, si vous domiciliez votre entreprise à votre domicile personnel mais déménagez dans quelques mois, cela vous demandera beaucoup d’efforts et des coûts administratifs qui auraient pu être évités.

De plus, selon l’activité que vous exercez, il peut être compliqué de prévenir efficacement tous vos contacts de votre changement d’adresse et vous pourriez perdre des clients pour cette seule raison. Pour cela, louer une adresse à une "boite de domiciliation" n’ayant aucun lien avec votre lieu de résidence peut être une meilleure solution.

Les frais engendrés par la modification l'adresse de votre siège social

Formalités juridique et frais légaux  :

  • Transfert de siège.
  • Frais de publication dans un journal d’annonces légales.
  • Frais de greffe.

Modifications de vos supports de communication tels que :

La domiciliation de l'entreprise est-elle obligatoire ?

Oui ! Sans adresse de domiciliation d’entreprise, votre activité ne pourra pas voir le jour.

En effet, c’est une des conditions indispensables pour que l’immatriculation de votre activité ne soit pas refusée.

Cette immatriculation doit se faire auprès du Répertoire des Métiers (RM) ou Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

De plus, l’adresse seule ne suffit pas. Des pièces justificatives prouvant que le local en question peut véritablement servir de siège social est nécessaire. Ainsi, si vous passez par une société de domiciliation, il faudra notamment joindre le contrat que vous avez signé avec celle-ci pour prouver que le titulaire du bail de l’adresse en question vous autorise bien à exercer votre activité dans ses locaux.

Choix 1 : Passer par une société de domiciliation

Quelle que soit votre raison, si la domiciliation d’entreprise à votre domicile personnel, dans un local situé à une autre adresse que votre domicile ou dans une pépinière d’entreprise ne vous convient pas ou n’est pas possible, l’ultime solution est de passer par une société de domiciliation.

Cette solution est à la portée des entrepreneurs individuels, des entreprises et des sociétés. Ces structures sont immatriculées au RCS et sont agréées par le préfet du département.

Si la domiciliation est une obligation, mieux vaut ne pas se précipiter lorsque vous faites votre choix.

En effet, cette adresse est une véritable arme stratégique dans la mesure où elle a un véritable impact sur la crédibilité de l’image de votre entreprise.

Cependant, prenez le temps de déterminer votre besoin réel. Pour la domiciliation d’entreprise, il existe plusieurs possibilités que nous allons décrire plus longuement ci-après. Il est ainsi possible d’établir le siège social de sa nouvelle activité à l’endroit où celle-ci est exercée, il s’agit notamment du domicile personnel ou d’un local situé ailleurs. Toutefois, cette adresse peut également être autre, comme nous l’avons vu précédemment. Ainsi, une pépinière d’entreprise ou une société de domiciliation peut également être une solution plus adaptée.

Domicilié et domiciliaire

Le domicilié est le créateur d’entreprise à la recherche d’une adresse et de locaux où il pourra légalement installer le siège de son entreprise.

Le rôle du domiciliaire, c’est-à-dire la société de domiciliation, est de fournir au domicilié un espace dédié à son activité qui lui permettra d’avoir à sa disposition une ou des pièces où il pourra se réunir avec ses associés, son administration ou des clients, tout en bénéficiant de la confidentialité dont il a besoin.

Ce lieu peut également être utilisé comme bureau où le domicilié souhaite travailler sur des documents sensibles, etc. Les locaux peuvent également être partagés avec d’autres entreprises, notamment lorsque l’activité ne nécessite de bureaux ou de salles de réunions que de manière ponctuelle. Tout cela se décide au moment de la signature du contrat de domiciliation d’entreprise.

Immatriculation de votre entreprise

Le contrat de domiciliation d’entreprise signé avec une société de domiciliation doit être fourni lors du dépôt du dossier d’immatriculation de son entreprise.

La société de domiciliation joue alors le rôle de bailleur. Pour être valable, le contrat doit être de 3 mois minimum. Il peut mentionner un préavis de résiliation, sans lequel il est généralement reconductible suite à un accord tacite.

Les avantages :

La location d'une adresse à une société spécialisée apporte de nombreux avantages à ses domiciliés.

1 ) Vous pouvez changer de lieux, de bureaux ou de magasin dans lequel vous travaillez vraiment sans avoir à transférer votre siège ou à changer tous vos documents commerciaux ( devis, factures, site internet, plaquettes ... )

2 ) La CFE peut être moins chère que si vous domiciliez votre siège à votre domicile.

3 ) La qualité de l'adresse et de l'immeuble pour donner confiance à vos clients et partenaires.

4 ) Bénéficier de services complémentaires ( Voir les services )

Les prix de la domiciliation d'entreprise :

Pour louer une adresse et utiliser une adresse via une société spécialisée, vous devrez prévoir un budget généralement mensuel. Cette mensualité va de 5€ pour une simple boîte au lettres en région parisienne à plus de 100€ / mois pour certaines sociétés sur Paris ou dans certaines villes de France ( Dans des villes ou il y a généralement peu de concurrence ).

Même si cela est important, notez qu'il ne faut pas particulièrement chercher à trouver une domiciliation "Pas cher" mais un compromis entre prix, sérieux de l'entreprise et solidité ( NB : La société doit être propriétaire de ses locaux ). 

Avec Easy Domiciliation, vous pourrez disposer d’une adresse dans le 17ème arrondissement de Paris via différentes formules  :

  • Easy Start : Pour 18 € HT par mois, bénéficier de cette adresse comme lieu de siège social et comme adresse commerciale, tout en y recevant votre courrier que vous pouvez venir récupérer.
  • Easy Business : Pour 34 € HT par mois, vous aurez les mêmes avantages et, en plus, ce courrier vous sera réexpédié si vous n’avez pas le loisir de venir le récupérer.
  • Easy Premium : Pour 64 € HT, avec les mêmes avantages initiaux, ce courrier vous sera même scanné et placé dans votre espace sécurisé, pour vous faire gagner du temps et vous rendre plus réactif.

Choix 2 : Domiciliation d’entreprise à son domicile

Toute entreprise n’a pas nécessairement besoin d’une adresse différente de celle du domicile personnel. C’est notamment vrai lorsque vous êtes propriétaire de votre logement. Pour la domiciliation d’entreprise, cela est un peu plus complexe, mais parfois faisable.

Pour quelle activité ?

La domiciliation d’entreprise au domicile personnel est possible pour un commerçant, un auto-entrepreneur, un artisan, ou tout autre entrepreneur individuel exerçant son activité dans une des pièces ou une partie de son habitation, cela peut par exemple être une boulangerie ou un salon de coiffure au rez-de-chaussée du domicile, un rédacteur ou un traducteur à son compte ayant un bureau dans sa maison, un artiste, un électricien ou un charpentier ayant un atelier au fond de son jardin, etc. Dans la plupart des cas, une adresse différente n’est donc pas nécessaire.

Propriétaire ou locataire ?

La domiciliation d’entreprise au domicile personnel n’est pas toujours possible lorsque l’entrepreneur n’est pas propriétaire des locaux dans lesquels il habite et travaille. En effet, son bail peut s’y opposer. Dans le cas du propriétaire, s’il vit dans une maison individuelle, cela ne posera pas de problème ; cependant, s’il demeure dans un immeuble où il est copropriétaire de son habitation, le règlement de la propriété peut éventuellement s’opposer à ce qu’une activité professionnelle soit exercé dans l’appartement en question, ou du moins que la domiciliation d’entreprise puisse y être effectuée. Les documents à vérifier au préalable sont donc le contrat de location, le règlement de copropriété et les règles d’urbanisme de votre ville.

Locataire et copropriétaire, qui prévenir ?

Si le contrat de location, le règlement de copropriété et les règles d’urbanisme de votre ville ne s’opposent pas à ce que les locaux dans lesquels vous habitez servent aussi bien de domicile que de lieu où exercer votre activité professionnelle, il est tout de fois impératif de prévenir le bailleur pour le locataire et le syndic de copropriété pour le copropriétaire, avant de vous lancer dans les démarches de domiciliation d’entreprise à votre domicile personnel. Attention, cela doit vraiment être fait avant que vous ne déposiez le dossier d’immatriculation de l’entreprise !

Souscrire à une assurance

Lorsqu’une activité professionnelle est exercée au domicile personnel de l’entrepreneur, en fonction du type d’activité, il est plus prudent de contacter son assurance habitation pour se renseigner quant aux extensions possibles du contrat. En effet, selon l’activité exercée, si des clients sont amenés à se rendre dans les locaux, ils ne faut pas oublier qu’il est tout à fait possible qu’il y ait un incident dans les mois ou années à venir. Auquel cas, mieux vaut être couvert. L’assurance vous permettra également de vous protéger en cas de vol de matériel professionnel ou si ce dernier était détruit ou détérioré. Si une extension ne convient pas, il est aussi possible de souscrire à un contrat d’assurance professionnelle.

Choix 3 : Domiciliation d’entreprise dans un local hors domicile

Si vous avez un espace dédié à votre entreprise qui est autre que votre domicile, il peut s’agir de votre atelier par exemple, vous pouvez tout à fait utiliser cette adresse pour une domiciliation d’entreprise. Lorsque vous être propriétaire du local en question, cela ne pose aucun problème. Toutefois, si vous êtes locataire, pensez à vérifier que votre contrat de location vous y autorise. En effet, une clause peut venir interdire toute activité professionnelle ou toute domiciliation d’entreprise dans les locaux loués. Certaines règles d’urbanismes dont dépendent certaines zones géographiques peuvent également appliquer des restrictions. Pas de panique, si vous rencontrez ce genre de problème vis-à-vis de dispositions contractuelles ou législatives, il n’est pas besoin d’acheter un espace pour exercer votre activité, passez par une société de domiciliation pour bénéficier d’une adresse fixe de votre choix et de bien d’autres avantages que nous évoquons plus loin dans cet article.

Choix 4 : Domiciliation d’entreprise en pépinière d’entreprises

Une troisième possibilité de domiciliation d’entreprise est de s'inscrire auprès d’une pépinière d’entreprises. Il s’agit de rejoindre un groupement de petites entreprises dans des locaux qui seront alors partagés. Un des avantages de cette mutualisation est notamment de permettre aux entrepreneurs d’être entourés par des spécialistes qui peuvent les conseiller. En effet, les locaux sont généralement adaptés aux entreprises démarrant leur activité. La pépinière d’entreprises permet également de partager services et équipements. Ainsi, une seule réception, un seul secrétariat, un seul point d’accueil peut suffire pour l’ensemble de ces entreprises. Les salles de réunion peuvent également être partagées selon un certain planning, etc.

Les services généralement proposés par les sociétés de domiciliation d'entreprise :

En passant par une société de domiciliation, vous pouvez généralement bénéficier de nombreux services auxquels vous pouvez ou non souscrire selon vos besoins.

Gestion du Courrier

Réexpédition de courrier : Les courriers professionnels que vous recevez à l’adresse de domiciliation d’entreprise
que vous avez choisi peuvent vous être directement expédiés à votre domicile, afin de vous éviter des déplacements inutiles.

Digitalisation du courrier : Si vous êtes en déplacement à l’autre bout du monde, votre courrier peut également être scanné pour que vous puissiez y accéder en ligne de manière sécurisée. Une instantanéité qui peut être fort appréciable selon votre activité.

Téléphonie

Location d'un numéro de téléphone fixe : Vous pourrez parfois bénéficier d’un numéro de téléphone fixe dont les appels téléphoniques seront redirigés vers votre téléphone portable.

L’avantage étant que vos clients, fournisseurs, ou tout autre intermédiaire auquel vous avez à faire pourront communiquer avec vous via un numéro de téléphone fixe, ce qui donne toujours une impression de plus grande fiabilité, notamment avec des interlocuteurs qui ne vous connaissent pas.

Permanence téléphonique : Une secrétaire va réceptionner vos appels et vous transférer les messages par e-mails.

Formalités

Un service de formalités telles que la création d'entreprise, le transfert de siège social, la rédaction de vos statuts ...

Location de bureaux

Certaines sociétés de domiciliation aussi appelées "Centre d'affaire" propose la location de bureau à temps partiel.

Comptabilité

Certaines sociétés ont aussi un service comptable externe ou interne.

Domicilier son entreprise sur Paris :

Si vous souhaitez domicilier votre entreprise à Paris, vous pouvez passer par Easy Domiciliation.

Easy Domiciliation est une solution d’immatriculation d’entreprise qui vous permettra d’obtenir une adresse très rapidement, ce qui est indispensable pour que vous puissiez démarrer votre activité. La structure propose de nombreuses options s’adaptant à tous les budgets, avec des solutions qui débutent à seulement quelques euros par mois. Les démarches de domiciliation d’entreprise via Easy Domiciliation sont réalisables en quelques clics en ligne.

Même si vous vous trouvez dans un arrondissement hors du 17ème, il peut tout de même être avantageux de domicilier votre siège chez Easy domiciliation en optant pour le renvoi de courrier. Ainsi, vous n'aurez pas à vous déplacer. 

Si vous souhaitez vous domicilier proche de chez vous, vous trouverez les listes de société de domiciliation commerciale classées par arrondissement ici :

Paris 1er arrondissement
Paris 2ème arrondissement
Paris 3ème arrondissement
Paris 4ème arrondissement
Paris 5ème arrondissement
Paris 6ème arrondissement
Paris 7ème arrondissement
Paris 8ème arrondissement
Paris 9ème arrondissement
Paris 10ème arrondissement
Paris 11ème arrondissement
Paris 12ème arrondissement
Paris 13ème arrondissement
Paris 14ème arrondissement
Paris 15ème arrondissement
Paris 16ème arrondissement
Paris 17ème arrondissement
Paris 18ème arrondissement
Paris 19ème arrondissement
Paris 20ème arrondissement

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Sylvie Gillette Easy Domiciliation
Sylvie Gillette
La domiciliation est un sujet assez simple à comprendre mais j’ai tout de même souhaité vous faire partager mes 20 ans d’expérience dans ce domaine afin que vous puissiez faire le bon choix, éviter les erreurs courantes et obtenir la domiciliation de votre entreprise dans les meilleures conditions.

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