Que doit contenir légalement un contrat de domiciliation ?

La domiciliation d’entreprise au sein d’une structure spécialisée consiste à disposer d’une adresse professionnelle pour votre siège social au sein d’un groupe en contrepartie d’une somme d’argent mensuelle ou annuelle. La domiciliation d’entreprise évite par exemple de louer ou acheter votre local pour y établir vos bureaux. Vous pourrez ainsi travailler de chez vous tout en ayant une adresse professionnelle dans l’un des plus beaux quartiers de votre ville sans en subir les conséquences financières que ce soit en termes de loyers ou d’impôts. La société de domiciliation héberge physiquement ou virtuellement votre entreprise avec des services complémentaires comme la location ponctuelle de bureaux ou encore de salles de réunion ainsi que la gestion et réexpédition de votre courrier.

Lorsque vous désirez avoir recours à une société de domiciliation, un contrat de domiciliation est signé. Ce dernier est encadré par la loi et dispose ainsi d’une valeur juridique. Ce contrat sera entre autres demandé par le CFE (Centre de Formalités des Entreprises) dont votre activité dépend lors de la création de votre entreprise pour l’enregistrement au RCS. Le contrat de domiciliation agit comme un justificatif de domicile pour vous permettre d’établir votre siège social au sein de l’organisme que vous souhaitez.
Enfin, le contrat de domiciliation est conclu pour une durée indiquée, généralement à tacite reconduction.

Votre entreprise se domicilie auprès d’une société spécialisée. Un contrat de domiciliation est alors établi et vous devenez client de cette société. Le contrat est composé de plusieurs éléments, à savoir :

• L’identité des parties (domiciliataire et domicilié)
• La référence de l’agrément du domiciliataire (obligatoire pour exercer)
• La durée du contrat (un minimum de trois mois est obligatoire)
• Les modalités de résiliation du contrat
• Le prix du service
• Les éventuels services souscrits et leurs tarifs (gestion courrier, location d’espaces de travail, standard téléphonique…)
• Les obligations des deux parties sont également inscrites obligatoirement

Rédigé par écrit, le contrat de domiciliation est signé pour une durée minimale de trois mois selon le code du commerce, article R. 123-168. Il est renouvelable par tacite reconduction afin d’éviter toute nouvelle démarche fastidieuse, que ce soit de la part du domicilié ou du domiciliataire.
Il est ensuite transmis au greffe du tribunal de commerce, dès que l’entreprise domiciliée est immatriculée. Il est alors mentionné au registre des commerces et des sociétés.

Ce contrat permet de protéger les différents intervenants, que ce soit la société de domiciliation, appelée domiciliataire, ou le locataire, appelé domicilié. Il permet aussi de signifier, auprès des différents organismes, les liens qui existent entre ces deux parties. Alpha Forum Etoile, société de domiciliation, se charge de toutes les démarches en ce sens, en respectant scrupuleusement la loi et les obligations de chacun.

Comme tout contrat conclu entre deux parties, ces dernières doivent répondre à des obligations pour que l’accord soit maintenu.
Pour un contrat de domiciliation, le domiciliataire doit obligatoirement disposer d’un agrément préfectoral l’autorisant d’exercer dans son activité. Il doit garantir la location de lieux décents aux domiciliés permettant la confidentialité. Le domiciliataire a l’obligation d’informer le greffe du tribunal de commerce lorsque le contrat arrive à son terme et lorsque le domicilié n’a pas relevé son courrier depuis trois mois. Enfin, il doit conserver un dossier pour chaque entreprise domiciliée pour permettre la traçabilité.

Parmi les obligations que le domicilié s’engage à respecter se trouvent notamment celle d’utiliser les locaux retenus soit comme siège social soit comme succursale dans le cas où le siège social serait à l’étranger.

Le domicilié devra également signaler tout changement de situation concernant l’activité de son entreprise. De même, si le domicilié devait déménager à titre personnel, il devra le signaler. Les modifications en termes de forme juridique de la société, de son objet, ou encore des noms et/ou domiciles privés des membres ayant droit d’engager la société seront notifiées.

Enfin, le domicilié, en signant ce contrat, donne mandat au domiciliataire pour qu’il puisse recevoir, en son nom, toutes les notifications le concernant.

Contractuellement, le domiciliataire est tenu de mettre à sa disposition une pièce pour les réunions du domicilié, et que ces réunions restent confidentielles. Il doit aussi détenir toutes les coordonnées de ses domiciliés et les tenir à la disposition d’éventuels créanciers ou recours en créances tels que huissiers. Il se charge de prévenir le greffe du tribunal de commerce de la signature ou de la fin de chaque contrat.

De plus, chaque domicilié devant rester en contact avec la société de domiciliation, en cas d’absence de ce contact au bout de trois mois, la société de domiciliation doit en informer ce même greffe du tribunal de commerce. Elle fournit, aussi, une liste de sociétés domiciliées au 31 décembre dans ses locaux, chaque année, avant le 15 janvier de l’année suivante, aux services fiscaux et organismes de cotisations et de contributions de sécurité sociale.

Il est possible de mettre un terme au contrat de domiciliation à tout moment en respectant la durée de préavis décrite dans le contrat. La demande s’effectue par lettre recommandée. Elle est motivée par la fermeture de l’entreprise ou par le changement de siège social. Le changement de domiciliation est une étape plus complexe qui nécessite de nombreuses démarches administratives.