Comment transférer l'adresse du siège social d'une association ?

Savez-vous que les dirigeants risquent jusqu'à 1 500 euros d'amende, voire 3 000 euros en cas de récidive, s'ils ne déclarent pas avoir changer l'adresse du siège social d'une association dans les délais légaux ?

Le changement d'adresse d'une association est un événement fréquent et pourtant lourd de conséquences juridiques. En effet, la détermination du siège social représente un point capital pour toute association, et son transfert impose obligatoirement une modification des statuts. Cette démarche doit impérativement être notifiée à la préfecture dans un délai maximum de trois mois suivant la décision.

Que ce soit en raison du non-renouvellement d'un bail professionnel après 6 ans ou d'un bail commercial après 9 ans, ou pour tout autre motif, le déménagement d'une association nécessite une procédure précise. Dans cet article, nous vous guidons pas à pas dans toutes les étapes du processus de modification du siège social de votre association, depuis la décision initiale jusqu'à l'information des tiers, en passant par les formalités administratives indispensables.

Pourquoi et quand changer l'adresse du siège social d'une association ?

Le siège social d'une association peut être modifié à tout moment pour diverses raisons. Cette adresse, qui figure obligatoirement dans les statuts, représente le lieu où l'association est juridiquement située pour l'application des règles de droit.

Cas fréquents de déménagement d'association

Plusieurs situations peuvent vous amener à envisager un changement d'adresse de votre association :

• Le non-renouvellement du bail des locaux constitue l'une des raisons les plus courantes. Votre bailleur peut donner congé à l'échéance du bail, soit au bout de 6 ans pour un bail professionnel ou 9 ans pour un bail commercial.
• L'expansion de votre association peut nécessiter des bureaux plus spacieux pour accueillir davantage de personnes et mieux réaliser votre objet social.
• À l'inverse, des contraintes financières peuvent vous obliger à rechercher des locaux moins onéreux, notamment si votre association dépend principalement de subventions.

Conséquences juridiques du changement d'adresse

Le transfert du siège social d'une association entraîne des obligations légales importantes :

• Cette modification doit obligatoirement faire l'objet d'une déclaration à la préfecture dans un délai de 3 mois.
• Sans cette déclaration, le transfert reste inopposable aux tiers, ce qui peut créer des complications administratives et juridiques.
• Les dirigeants qui ne respectent pas cette obligation s'exposent à une amende pouvant atteindre 1 500 euros, voire 3 000 euros en cas de récidive.
• Si le siège est transféré dans un autre département, la déclaration doit être effectuée auprès de la préfecture du nouveau département.

Par ailleurs, ce changement implique la modification du numéro SIRET de l'association, tandis que le code APE et le numéro SIREN restent inchangés [63].

Différence entre siège social et lieu d'activité

Il est essentiel de distinguer le siège social du lieu d'activité de votre association :

• Le siège social est l'adresse officielle où l'association est juridiquement domiciliée. Cette information doit figurer dans les statuts et faire l'objet de déclarations obligatoires.
• Le lieu d'activité correspond à l'endroit où l'association exerce concrètement ses missions. Contrairement au siège social, il n'est pas nécessairement soumis aux mêmes formalités de déclaration.
• Une association peut avoir son siège social à une adresse différente de celle où elle exerce ses activités.
• Le siège peut même être fixé au domicile d'un membre, sans nécessiter l'autorisation du propriétaire, à condition que le logement reste principalement un lieu d'habitation.

Cette distinction est importante car les formalités administratives diffèrent significativement selon qu'il s'agit de modifier l'adresse du siège ou simplement le lieu d'exercice des activités.

Étape 1 : Décider du transfert et modifier les statuts

Pour changer l'adresse du siège social d'une association, vous devez d'abord modifier formellement vos statuts. Cette première étape cruciale requiert une procédure précise et rigoureuse.

Qui peut décider du changement ?

Les statuts de votre association déterminent généralement l'organe compétent pour décider du transfert du siège social (assemblée générale, conseil d'administration ou bureau) ainsi que les modalités de vote (quorum, majorité). Si vos statuts ne précisent rien à ce sujet, seule l'assemblée générale est habilitée à prendre cette décision.

Certains statuts contiennent des clauses spécifiques comme : « Le siège social pourra être transféré par simple décision du conseil d'administration : la ratification par l'assemblée générale sera nécessaire ». Dans ce cas, attendez la décision définitive du second organe avant de procéder au changement d'adresse de l'association.

Organisation de l'assemblée générale

Pour un déménagement d'association, convoquez une assemblée générale extraordinaire. La convocation peut se faire par lettre simple, recommandée, affichage, courrier électronique ou publication sur le site de l'association.

À défaut de dispositions statutaires spécifiques, la décision sera adoptée à la majorité des voix des membres présents et représentés.

Rédaction du procès-verbal

Le procès-verbal de modification d'adresse association doit obligatoirement mentionner :

• L'ancienne et la nouvelle adresse du siège social
• Le nombre de voix ayant permis l'adoption de la résolution
• La modification statutaire qui en découle

Ce document officiel doit être signé par le président et le secrétaire de séance.

Mise à jour des statuts

Après approbation du changement de siège social, modifiez vos statuts en y inscrivant la nouvelle adresse. Ces statuts modifiés devront être signés par au moins deux dirigeants et joints à votre déclaration.

N'oubliez pas que tout manquement à ces formalités pourrait rendre nulles les délibérations adoptées. Par ailleurs, si le transfert risque de gêner les activités de l'association ou la poursuite de son objet social, la décision devra alors être prise à l'unanimité.

Étape 2 : Déclarer le changement d'adresse en préfecture

Après avoir modifié vos statuts, vous devez obligatoirement déclarer le changement d'adresse de votre association aux autorités compétentes. Cette étape administrative est essentielle pour que votre nouvelle adresse soit officiellement reconnue.

Délai légal de déclaration

Vous disposez d'un délai strict de 3 mois à compter de la date de modification des statuts pour effectuer cette déclaration. Ce délai n'est pas négociable et son non-respect peut entraîner des sanctions. En effet, l'absence de déclaration expose les dirigeants à une amende pouvant atteindre 1 500 euros, voire 3 000 euros en cas de récidive.

Où et comment faire la déclaration ?

La déclaration doit être effectuée auprès de la préfecture du département où se situe le siège social de votre association. Vous avez trois possibilités pour réaliser cette démarche :

• En ligne via le site du service public
• Par courrier postal
• Sur place, directement au greffe des associations

Notez que cette procédure ne peut être réalisée que par un dirigeant de l'association ou une personne expressément mandatée. Easy Domiciliation est en capacité de vous accompagner pour ces démarches.

Documents à fournir (Cerfa, statuts, PV, justificatif)

Pour constituer un dossier complet, vous devrez fournir :

• Le formulaire Cerfa n°13972*03 dûment rempli
• Un exemplaire des statuts mis à jour et signés par au moins deux dirigeants
• Le procès-verbal de la décision de changement d'adresse
• Une attestation de domiciliation à la nouvelle adresse
• Un mandat signé si les démarches sont accomplies par une personne mandatée

Cas particulier : changement de département

Si votre siège social d'association est transféré dans un autre département, la procédure diffère légèrement. Dans ce cas, la déclaration doit être effectuée auprès de la préfecture du nouveau département[111]. Par ailleurs, en Alsace-Moselle, la déclaration s'effectue auprès du tribunal d'instance dans le ressort duquel se trouve le nouveau siège.

Changement d'adresse association en ligne : est-ce possible ?

Oui, la modification siège social association en ligne est tout à fait possible et même recommandée pour sa simplicité. Ce téléservice est accessible via le site du service public pour les associations et peut être réalisé avec France Connect. Cependant, cette option n'est disponible que pour les associations déjà inscrites au Répertoire National des Associations (RNA), car le numéro RNA sera demandé lors de la procédure.

À l'issue de la déclaration, un récépissé vous sera remis. Conservez-le précieusement car il pourra être nécessaire pour vos démarches ultérieures.

Étape 3 : Informer les tiers et mettre à jour les informations

Une fois la déclaration en préfecture effectuée, l'étape suivante pour changer l'adresse du siège social d'une association consiste à informer tous les organismes et partenaires de votre nouvelle adresse.

Mise à jour auprès de l'INSEE, URSSAF, impôts

Le transfert du siège social entraîne une modification de votre numéro SIRET, tandis que votre numéro SIREN et code APE restent inchangés. Pour mettre à jour ces informations, vous devez contacter l'organisme compétent selon votre situation :

• L'URSSAF si votre association emploie des salariés
• Le Service des Impôts Entreprises (SIE) si vous êtes assujetti à la TVA ou à l'impôt sur les sociétés
• Directement l'INSEE dans les autres cas

Attention, l'absence de déclaration expose les dirigeants à une amende pouvant atteindre 1 500 €.

Informer les banques, assureurs et partenaires

Il est capital que votre banque dispose d'informations à jour. Transmettez-lui :

• Les statuts modifiés certifiés conformes
• Le récépissé de déclaration en préfecture
• Le procès-verbal de délibération
• Les pièces d'identité des personnes habilitées

N'oubliez pas également de vérifier avec votre assureur que les risques liés aux nouveaux locaux sont bien couverts par votre contrat d'assurance.

Réexpédition du courrier et mise à jour des supports

Pour éviter de perdre du courrier important, notamment des chèques d'adhésion, demandez à La Poste la réexpédition de votre courrier. Cette démarche nécessite :

• La pièce d'identité du président
• Les statuts et la déclaration
• Le procès-verbal autorisant la signature pour les recommandés

Par ailleurs, mettez à jour tous vos supports de communication avec la nouvelle adresse.

Publication au JOAFE : utile ou non ?

La publication d'un avis de modification au Journal Officiel des Associations et Fondations d'Entreprises (JOAFE) est facultative mais recommandée pour informer les tiers. Depuis le 1er janvier 2020, cette formalité est totalement gratuite. Cette publication vous permet de prouver officiellement votre changement d'adresse et facilite certaines démarches administratives.

Pour publier au JOAFE, il suffit de cocher la case correspondante lors de votre déclaration en préfecture, sans frais supplémentaires.

Conclusion

Le transfert du siège social d'une association représente une démarche administrative essentielle qui nécessite rigueur et méthode. En effet, ce processus implique plusieurs étapes incontournables qui, si elles sont négligées, peuvent entraîner des conséquences juridiques et financières importantes.

Tout d'abord, rappelez-vous que la modification des statuts constitue le point de départ de toute cette procédure. Cette étape doit être formalisée par une décision prise par l'organe compétent de votre association, généralement l'assemblée générale, sauf disposition contraire dans vos statuts.

Ensuite, la déclaration à la préfecture dans le délai légal de trois mois est absolument cruciale. À défaut, les dirigeants s'exposent à des amendes pouvant atteindre 1 500 euros, voire 3 000 euros en cas de récidive. Par ailleurs, cette formalité conditionne l'opposabilité du changement d'adresse aux tiers.

Enfin, n'oubliez pas d'informer tous vos partenaires (banques, assurances, URSSAF, INSEE) de votre nouvelle adresse association. Cette dernière étape, bien que parfois négligée, est fondamentale pour assurer la continuité de vos activités et de vos relations avec l'extérieur.

La domiciliation d'une association doit être traitée avec attention, car elle détermine votre existence juridique et administrative. Que vous choisissiez de déménager pour des raisons financières, d'expansion ou suite à un non-renouvellement de bail, les procédures restent identiques et doivent être scrupuleusement respectées.

Certes, ces démarches peuvent sembler fastidieuses, mais elles garantissent la transparence et la légalité du fonctionnement de votre structure. De plus, certaines options comme la déclaration en ligne ou les services de domiciliation professionnelle peuvent considérablement faciliter ces formalités.

La modification de l'adresse du siège social représente donc bien plus qu'un simple changement géographique : c'est une étape juridique majeure dans la vie de votre association qui mérite toute votre attention.